まちづくり

条例

情報公開・文書管理

情報公開条例の概要 担当:総務課

ニセコ町では、平成11年4月より情報公開条例を施行しています。
ここでは、条例の概要を説明します。
詳細については、こちらをご覧ください。
情報公開条例の手引き

1)町の理念を明らかにするため、前文を設けています。

まちづくりの基本は、その主体である私たち町民が自ら考え、行動することにあります。そして、私たちが自ら考え、行動するためには、まちに関するさまざまな情報やまちづくりに対する考え方などが、私たちに十分に提供され、説明されていなければなりません。
このことは民主主義の原理であり、住民自治の原点であると考えます。
今、一人ひとりの価値観が多様化し、社会経済情勢が大きく変わっていく中にあって、よりよい地域の創造のため、私たちには、歴史に学び、新たな価値の構築に向けて努力をしていくことが求められています。
私たちは、まちづくりの諸活動が、すべての人に開かれ、公正でわかりやすいものとなるよう、情報の公開と共有化を進め、住むことに誇りを感じ、喜びをわかちあえる郷土「私たちのニセコ」づくりのために、この条例を制定します。

2)手続きの簡略化

町政情報のうち個人のプライバシーなどに該当しないことが明らかな情報を「開示情報」と規定し、請求及び開示に係る手続きを簡略化(請求書の提出省略など)を行っています。(その場で開示し、請求者の負担を軽減します。)

3)既公開町政情報は、開示情報として取扱います

一度公開決定された町政情報は、請求者の利便性と事務の合理化を考慮し、手続きを簡略化した「開示情報」として扱われ、請求手続きが簡略化されます。

4)請求はどなたでも行えます。

町政情報の公開を請求できる範囲を町民等に限定せず、どなたでも請求することができます。

5)非公開理由は書面に理由を付記するとともに非公開の理由を説明

請求があった情報が「公開しない」又は「一部のみの公開」と決定されたとき、その非公開となる理由を通知書に付記します。また、実施機関(町、議会など)は、「非公開理由を説明しなければならない」と説明責任を規定しています。

6)期間経過によって公開できる町政情報はその時期を明示

非開示理由が一時的なもので、一定期間経過後町政情報を公開できる場合は、その公開できる時期を明示します。

7)不存在の情報も新たに文書を作って公開可能に

公開請求に係る町政情報が「不存在である場合」であっても、その請求に係る町政情報を新たに作成することが可能な場合は、新たに作成又は取得して公開します。(ただし、作成することが町の業務にとっても効果があるときに限ります)

8)公務員の氏名は公開

職務の遂行に伴う公務員(地方公務員、国家公務員)及び公務員であった者の氏名、地位、職務内容は、個人の保護すべき情報から除外し、公開の対象となります。

9)出資法人及び補助団体の情報を公開

2分の1以上出資している出資法人及び年間100万円以上補助している補助団体については、情報公開の努力義務を課しています。また、実施機関は、該当する出資法人などについて、情報の公開請求があったときは、必要な情報を提出するよう求め、公開することができる旨を規定しています。さらに、これらの実効性を担保するため、実施機関が該当出資法人と協定を結ぶほか、補助団体に対し補助条件を付することなどを規定しています。

10)公開請求者の立場で情報の検索、利便を図る

実施機関は、公開請求をする人がその情報を得やすいように必要な情報を提供します。また、利便を考慮した対応を行うよう規定しています。

11)公開に係る手数料

手数料は無料です。
ただし、写しの交付などに当たっては、その実費をいただきます。(生活保護者等へは免除措置があります)

12)付属機関の審議の公開

審議会などの付属機関や実施機関で行われる各種の会議は、その公開を原則としています。

文書管理 ファイリングシステムの導入

平成11年4月から情報公開条例を施行
スムーズな情報共有には優れた文書管理システムが必須

ニセコ町では、2000年8月からファイリングシステムによる文書管理に着手。
文書を探す無駄な時間を排除し、住民との情報共有を推進しています。

情報公開条例の施行

住民参加を行うためには、住民がその議題に対する情報を持っていなければ、十分な議論を行うことはできません。そのためには、住民と行政は情報を共有し、いつでも必要な情報を得ることができる仕組みが必要となります。ニセコ町では、この仕組みを担保するために平成11年4月から情報公開条例を施行しています。

文書管理は両輪の車

文書管理は、情報公開にとって車の両輪にたとえられるように必要不可欠なものです。行政の持つ情報をスムーズに住民と共有するためには、情報を適正に管理しなければなりません。そのための手法として各種の管理システムがあります。ニセコ町では、条例の施行にあたり文書管理が行われていないことを理由に実施を延期することは適当ではないとの判断から文書管理システムを確立する前に条例を施行しました。
しかし、それは文書管理の重要性を否定するものではなく、その必要性を十分認めた上で、ニセコ町の運用にあった管理システムを作り上げるためには多少の時間が必要であったということです。

ファイリングシステムの導入

ニセコ町が選んだ文書管理の手法は、「ファイリングシステム」です。ファイリングシステムは、単なる文書のお片づけではありません。文書の私物化を徹底的に排除し、文書(情報)を共有化することにより、誰でも情報を活用することができようにするものです。文書は3階層で分類され、キャビネットに収納されます。フォルダに収納された文書は、ガイド名を目視検索することによりすばやく取り出すことが可能です。

机の上は滑走路

以前は、必要な文書を見つけるために多くの時間を必要としていました。そのため、文書は手元に置かれるようになり、気がつくと机のまわりは文書だらけとなっています。ファイリングシステムでは、すばやく文書を取り出すことができるため、手元に文書を置いておく必要がありません。退庁時には、すべての文書がキャビネットに収納され、机の上には何も残らないため、まるで「滑走路」のようになります。

文書情報公開システムを自主開発

ニセコ町では、平成8年から職員全員が利用できるLAN環境を構築し、事務の効率化を図ってきました。ファイリングシステムもこの環境を有効に活用し、すべての端末からデータ入力や情報の検索を可能とした「文書目録公開システム」を独自に開発しました。システムでは、日々の管理作業をサポートするだけではなく、誰もがインターネット上からその情報を検索、活用することが可能となり、住民との情報共有を強力にサポートします。
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